تجزیه و تحلیل شغل

تحلیل شغل فرآیندی است که طی آن به طور دقیق محتویات یک شغل خاص شناسایی و تعیین می شود. بدین ترتیب، وظایف، مسئولیت ها، پاسخگویی ها و مهارت های مرتبط با شغل به طور واضح تعریف می شوند. نکته مهم در مورد تحلیل شغل این است که این تحلیل بر روی شغل انجام می شود و نه بر روی فردی که آن را انجام می دهد.فرآیند تحلیل شغل منجر به دو مجموعه داده می شود:

** شرح شغل:**
این یک سند کتبی است که حاوی اطلاعات کامل در مورد تمام جنبه های یک شغل است، از جمله عنوان شغل، وظایف، مسئولیت های مرتبط با شغل، شرایط و خطرات کاری، روابط گزارش دهی، ابزار، ماشین آلات و تجهیزاتی که باید استفاده شود و روابط با سایر موقعیت های شغلی.
** مشخصات شغل:**
این بخش جزئیات مربوط به توانمندی هایی را ارائه می دهد که یک فرد برای انجام کارآمد شغل باید داشته باشد. این شامل مدرک تحصیلی، تجربه، آموزش، مهارت های مناسب، دانش و توانایی های مورد نیاز برای انجام شغل می شود.

از سوی دیگر، ارزیابی شغل، ارزش یا اهمیت نسبی هر شغل را در یک سازمان مشخص می کند.سازمانی به یکی از دلایل زیر یا چند مورد از آنها، وظیفه تحلیل و ارزیابی شغل را بر عهده می گیرد:

• طراحی سازمان جدید و نقش ها/شغل های جدید
• تغییر ساختار سازمانی یا نقش ها
• همسو کردن نقش ها و حقوق با تغییرات سازمانی
• طراحی یک سازمان موثر
• تعریف وابستگی های متقابل بین مشاغل مختلف
• شفاف سازی پاسخگویی های مشاغل
• مدیریت جانشین پروری در سازمان
• بازنگری ساختار حقوق و دستمزد موجود
• حسابرسی انطباق حقوق و دستمزد با قوانین
• اجرای ساختار حقوق و دستمزد مبتنی بر معیار
• تعیین سیاست های حقوق و دستمزد مبتنی بر ارزش
  
  سازمانی می تواند برای انجام پروژه تحلیل و ارزیابی شغل با هدف تحقق اهداف از پیش تعیین شده ذکر شده در بالا، متخصصان داخلی منابع انسانی را به کار گیرد یا از خدمات یک شرکت مشاوره منابع انسانی استفاده کند. با این حال، مشاوران خارجی منابع انسانی به دلیل تخصص و دیدگاه های مستقل خود سودمند هستند.فرآیند سیستماتیک تحلیل و ارزیابی شغلی که توسط این شرکت دنبال می شود شامل موارد زیر است:
• شناسایی شغل مورد نظر
• انتخاب/انتصاب تیمی یا فردی برای انجام پروژه
• تعریف نتایج اصلی مورد نیاز
• شناسایی مشارکت کنندگان اصلی در فرآیند کار، از جمله افراد در شغل/نقش و همچنین مقامات گزارش دهی
• تهیه لیستی از شرکت کنندگان، بر اساس نام و موقعیت، در نمودار تحلیل کار
• پیگیری فرآیند کار، اسناد و سایر اطلاعات مرتبط موجود نزد شرکت کنندگان
• همچنین می توان اطلاعات را از گزارش های قبلی تحلیل و ارزیابی شغل جمع آوری کرد
• اگر شغل/نقش جدیدی در سازمان باشد، اطلاعات مربوط به آن ممکن است از سایر سازمان های مشابه که چنین شغل/نقشی دارند، و با درک دلایل ایجاد آن شغل/نقش از مقام ذیربط در سازمان به دست آید.
  
  • تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شدها
  • ارائه پیشنهادات در مورد شغل جدید یا تغییر یافته، نقش یا ساختار حقوق و دستمزد
  • روش های مختلفی که یک مشاور منابع انسانی می تواند برای به دست آوردن اطلاعات مربوط به شرح شغل و مشخصات شغل استفاده کند عبارتند از:
  • مشاهده کارمند
  • انجام مصاحبه های انفرادی/گروهی
  • برگزاری جلسات طوفان فکری بین گروه های کارکنان

  انجام حسابرسی رومیزی با بررسی دقیق اسناد استفاده شده و کارهایی که توسط کارمند انجام می شود.

  استفاده از پرسشنامه

  درخواست از کارکنان برای اینکه تمام وظایف و مسئولیت های خود را در حین انجام آنها یادداشت کنند.

  مصاحبه با کارکنان در مورد هر گونه حادثه مهمی که ممکن است رخ داده باشد.

  • ضبط ویدیویی از کارمند در حین انجام وظیفه
  • بررسی تمام اسناد و مدارک ضروری موجود در سازمان
  • بررسی تحلیل ها و ارزیابی های شغلی قبلی انجام شده در سازمان

  ارزیابی شغل با هر یک از روش های زیر انجام می شود:ارزیابی بر اساس امتیاز: سطوح مختلفی به عناصر مختلف مشاغل اختصاص داده می شود

  • روش های ارزیابی شغل:ارزیابی شغل با استفاده از هر یک از روش های زیر انجام می شود:
    -ارزیابی بر اساس امتیاز (روش امتیازدهی): در این روش، سطوح مختلفی از اهمیت یا پیچیدگی به عناصر مختلف مشاغل اختصاص داده می شود. برای هر سطح، امتیاز مشخصی در نظر گرفته می شود. سپس امتیازهای اختصاص یافته به تمام عناصر هر شغل با هم جمع می شوند تا به یک امتیاز کل برای آن شغل برسیم. این امتیاز کل به عنوان پایه ای برای تعیین ساختار حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می گیرد. به عبارت دیگر، مشاغلی که امتیاز بالاتری کسب کنند، به طور کلی از حقوق و دستمزد بالاتری نیز برخوردار خواهند بود.

  -مقایسه عواملی:  این روش بر مقایسه عوامل مستقل و از پیش تعیین شده ای که ماهیت یک شغل را مشخص می کنند، تمرکز دارد. این عوامل می توانند شامل مواردی مانند دانش مورد نیاز، مهارت های لازم، مسئولیت پذیری، شرایط کاری و غیره باشند. به هر عامل یک وزن یا امتیاز نسبی اختصاص داده می شود. سپس هر شغل از نظر هر یک از این عوامل به طور جداگانه مورد ارزیابی قرار می گیرد و به آن بر اساس درجه اهمیت آن عامل در آن شغل خاص، امتیازی داده می شود. در نهایت، امتیازات اختصاص یافته به هر عامل برای هر شغل با هم جمع می شوند تا به یک امتیاز کل برای آن شغل برسیم. بر اساس امتیاز کل به دست آمده، مشاغل رتبه بندی می شوند

  • -رتبه بندی شغل: در این روش، کل یک شغل به صورت کلی در نظر گرفته می شود و به اجزای مجزا تقسیم نمیگردد. سپس این شغل به طور کامل با سایر مشاغل سازمان مقایسه می شود. در این مقایسه، عواملی مانند مهارت ها و دانش مورد نیاز، مسئولیت ها، شرایط کاری و غیره در نظر گرفته می شوند. بر اساس این مقایسه کلی، به هر شغل رتبه ای اختصاص داده می شود. شغل هایی که از نظر کل ماهیتشان پیچیده تر، مهم تر و یا دارای مسئولیت بیشتری هستند، در رتبه بالاتری قرار می گیر است.
  • -مقایسه زوجی: در این روش، هر شغل به صورت جداگانه با سایر مشاغل سازمان مقایسه می شود. در هر مقایسه زوجی، مشخص می شود که کدام یک از دو شغل از نظر ماهیت و ارزش کلی، «بزرگتر»، «کوچکتر» یا «مساوی» با دیگری است. بر اساس نتایج این مقایسه های زوجی، به هر شغل امتیازی اختصاص داده می شود. هر چه تعداد دفعاتی که یک شغل در مقایسه با سایر مشاغل، «بزرگتر» در نظر گرفته شود، بیشتر باشد، امتیاز نهایی آن شغل نیز بالاتر خواهد بود. در نهایت، بر اساس امتیاز نهایی، مشاغل رتبه بندی می شوند.
    خروجی های تحلیل و ارزیابی شغل:
    پس از انجام تحلیل و ارزیابی شغل، خروجی هایی به دست می آید که باید با هدف پروژه مطابقت داده شوند. این امر مستلزم آن است که مشاوران منابع انسانی تغییرات مورد نیاز در شغل/حقوق موجود را تفسیر کنند و در صورت لزوم، پیشنهادهایی برای بهبود ارائه دهند. مشاوران منابع انسانی همچنین در مورد چگونگی اجرای روان این تغییرات برای ارتقای کارایی و اثربخشی سازمان، مشاوره ارائه می دهند.