تجزیه و تحلیل شغل

همانطور که اشاره شد، روش‌های مختلفی برای جمع‌آوری اطلاعات تحلیل شغل وجود دارد. انتخاب یک روش یا ترکیبی از چند روش به نیازها و الزامات سازمان و اهداف فرآیند تحلیل شغل بستگی دارد.به طور معمول، همه روشها بر جمع‌آوری اطلاعات اولیه مرتبط با شغل تمرکز دارند، اما استفاده ترکیبی از آن‌ها می‌تواند اطلاعات پنهان یا نادیده گرفته شده را آشکار کند و به عنوان ابزاری عالی برای ایجاد تناسب کامل بین شغل و فرد متقاضی عمل کند.

انتخاب روش مناسب برای تحلیل شغل به ساختار سازمان، سطوح سلسله مراتبی، ماهیت شغل و مسئولیت‌ها و وظایف مرتبط با آن بستگی دارد. بنابراین، قبل از اجرای هر روشی، باید تمام مزایا و معایب آن را تجزیه و تحلیل کرد، زیرا داده‌های جمع‌آوری‌شده از طریق این فرآیند نقش مهمی ایفا می‌کنند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با روندهای فعلی بازار، تغییرات سازمانی، نرخ بالای خروج از سازمان و بسیاری از مشکلات روزمره مقابله کنند.در ادامه به برخی از روش‌های تحلیل شغل که معمولاً توسط سازمان‌ها برای بررسی الزامات یک شغل خاص استفاده می‌شود، می‌پردازیم:

الزامات شغل

• این بخش شامل نیازهای پایه اما خاصی است که یک کارمند باید داشته باشد تا برای یک شغل خاص واجد شرایط باشد. داده‌های جمع‌آوری‌شده شامل موارد زیر است:
• دانش: اطلاعات پایه‌ای که برای انجام موفقیت‌آمیز یک شغل مورد نیاز است.
• مهارت‌های خاص: مهارت‌هایی مانند مهارت‌های ارتباطی، مهارت‌های فناوری اطلاعات، مهارت‌های عملیاتی، مهارت‌های حرکتی، مهارت‌های پردازشی و غیره.
• توانایی‌های شخصی: شامل استعداد، منطق، توانایی‌های دستی، مدیریت موقعیت‌های ناگهانی و غیرمنتظره، توانایی حل مسئله، توانایی‌های ریاضی و غیره.
• صلاحیت‌های آموزشی: شامل مدرک تحصیلی، دیپلم، گواهینامه یا مجوز مورد نیاز برای شغل.
• ویژگی‌های شخصی: توانایی تطبیق با محیط‌های مختلف، تحمل، تمایل به کار، اخلاق کاری، اشتیاق به یادگیری و فهم مسائل، رفتار با همکاران، زیردستان و مدیران، حس تعلق به سازمان و غیره.
• برای مشاغل مختلف، این پارامترها متفاوت خواهند بود. آن‌ها به نوع شغل، موقعیت، درجه جبران خسارت و مسئولیت‌ها و مخاطرات مرتبط با شغل بستگی دارند.
  
  روش پرسشنامه:
• یکی دیگر از روش‌های متداول تجزیه و تحلیل شغل، پر کردن پرسشنامه‌ها توسط کارمندان، سرپرستان و مدیران آن‌ها است. با این حال، این روش نیز از تعصبات شخصی رنج می‌برد. باید در تنظیم سؤالات برای درجه‌های مختلف کارکنان بسیار دقت شود. برای به دست آوردن اطلاعات واقعی مرتبط با شغل، مدیریت باید به طور مؤثر به کارکنان اعلام کند که داده‌های جمع‌آوری‌شده برای خودشان مفید خواهد بود. بسیار مهم است که آن‌ها را مطمئن کنیم که از این اطلاعات به هیچ وجه علیه آن‌ها استفاده نخواهد شد. اگر این کار به درستی انجام نشود، به‌طور کلی اتلاف زمان، پول و منابع انسانی خواهد بود.

اینها برخی از روش‌های متداول تجزیه و تحلیل شغل هستند. با این حال، روش‌های تخصصی دیگری نیز وجود دارد از جمله فهرست وظایف، روش عناصر شغل، پروفایل شایستگی، کنفرانس فنی، سیستم تحلیل ویژگی‌های آستانه‌ای و ترکیبی از این روش‌ها.

در انتخاب یک روش، مدیران منابع انسانی باید زمان، هزینه و تلاش انسانی مربوط به اجرای فرآیند را در نظر بگیرند.

   روش مصاحبه:

• در این روش، با یک کارمند مصاحبه می‌شود تا او سبک‌های کاری خود، مشکلاتی که با آن‌ها روبرو است، استفاده از مهارت‌ها و تکنیک‌های خاص در حین انجام کار و نگرانی‌ها و ترس‌هایش درباره حرفه خود را بیان کند. این روش به مصاحبه‌کننده کمک می‌کند تا دقیقاً بفهمد که یک کارمند چه فکری درباره شغل خود و مسئولیت‌های مرتبط با آن دارد. این روش شامل تحلیل شغل توسط خود کارمند است. برای تولید بازخورد صادقانه و واقعی یا جمع‌آوری داده‌های معتبر، سؤالات پرسیده شده در طول مصاحبه باید با دقت تصمیم‌گیری شوند. و برای جلوگیری از خطاها، همیشه خوب است که بیش از یک فرد را مصاحبه کنید تا یک مجموعه پاسخ‌ها دریافت شود. سپس می‌توان آن را تعمیم داد و برای کل گروه استفاده کرد.
  روش‌های رایج تحلیل شغل
  همانطور که گفته شد، روش‌های مختلفی برای جمع‌آوری اطلاعات تحلیل شغل وجود دارد. در این بخش به برخی از روش‌های رایج اشاره میکنیم:
  روش مشاهده:
  یک تحلیلگر شغل به مشاهده یک کارمند می‌پردازد و تمام وظایف انجام‌شده و انجام‌نشده، مسئولیت‌ها و وظایف انجام‌شده و انجام‌نشده، روش‌ها، راه‌ها و مهارت‌هایی که او برای انجام وظایف مختلف استفاده می‌کند و توانایی‌های ذهنی یا احساسی او برای مواجهه با چالش‌ها و خطرات را ثبت می‌کند. اگرچه این روش به نظر یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای تحلیل یک شغل خاص میرسد، اما واقعیت این است که این یکی از دشوارترین روش‌ها است. چرا؟ بیایید بررسی کنیم. این امر به این دلیل است که هر فردی دیدگاه خاص خود را دارد. افراد مختلف به روش‌های متفاوتی فکر می‌کنند و یافته‌ها را به روش‌های مختلف تفسیر می‌کنند. بنابراین، این فرآیند ممکن است شامل تعصبات شخصی یا ترجیحات و ناپسندی‌ها باشد و ممکن است نتایج معتبر را تولید نکند. این خطا می‌تواند با آموزش صحیح تحلیل‌گر شغل یا هر کسی که فرآیند تحلیل شغل را انجام می‌دهد، اجتناب شود.
  این روش خاص شامل سه تکنیک است: مشاهده مستقیم، تحلیل روش‌های کار و تکنیک وقایع بحرانی.
  مشاهده مستقیم: شامل مشاهده مستقیم و ثبت رفتار کارمند در شرایط مختلف است.
  تحلیل روش‌های کار: شامل مطالعه زمان و حرکت است و به ویژه برای کارگران خط مونتاژ یا کارخانه‌ها استفاده می‌شود.