تجزیه و تحلیل شغل

گردآوری اطلاعات مرتبط با شغل مستلزم صرف زمان و تلاش زیادی است. اگر هدف اصلی این فرآیند مشخص نباشد، این فرآیند ممکن است دست و پاگیر شود. هر اطلاعاتی را می‌توان جمع‌آوری و ثبت کرد، اما اگر مشخص نباشد که چه اطلاعاتی مورد نیاز است و چرا، می‌تواند برای سلامت و وضعیت مالی سازمان خطرناک باشد.

اهمیت تعیین نوع اطلاعات مورد نیاز

قبل از شروع فرآیند تحلیل شغل، تعیین نوع محتوایی که باید جمع‌آوری شود و دلیل آن، بسیار ضروری است. هدف این فرآیند میتواند از کشف خطرات پنهان برای سازمان تا ایجاد تناسب مناسب بین شغل و فرد، برقراری شیوه‌های استخدام موثر، تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی، ارزیابی یک شغل، تجزیه و تحلیل عملکرد کارکنان، تعیین استانداردهای سازمانی و غیره باشد. هر یک از این اهداف به نوع متفاوتی از اطلاعات یا محتوا نیاز دارد.

دسته‌بندی اطلاعات در حین جمع‌آوری

در حین جمع‌آوری محتوای مرتبط با شغل، یک تحلیلگر شغل یا فردی که مسئولیت این کار را بر عهده دارد، باید هدف از این کار را بداند و تا حد امکان داده‌های دقیقی را جمع‌آوری کند.  اگرچه داده‌های جمع‌آوری‌شده بعداً به دو مجموعه شرح شغل و مشخصات شغل تقسیم می‌شوند، اما در فرآیند تحلیل یک شغل خاص، اطلاعات در سه دسته مختلف طبقه‌بندی می‌شوند: محتوای شغل،  شرایط محیط کار (زمینه شغل) و الزامات شغلی.

محتوای شغل

• وظایف کارمند: شامل شرح وظایف و مسئولیت‌های کارمند در شغل مشخص.
• چه کاری یک کارمند انجام می‌دهد: شرح دقیق فعالیت‌هایی که یک کارمند باید انجام دهد.
• ماشین آلات، ابزارها و تجهیزات: دستگاه‌ها، ابزارها و تجهیزاتی که هنگام انجام یک شغل خاص استفاده می‌شود.
• وظایف اضافی: وظایف اضافی مرتبط با شغل.
• سطح خروجی مطلوب: آنچه از یک کارمند انتظار میرود (خروجی مورد نظر).

نوع آموزش مورد نیاز: نوع آموزشی که برای انجام شغل مورد نیاز است.

زمینه شغل

• این بخش شامل محیط کاری، فرهنگ سازمانی، ساختار سازمانی و هر گونه شرایط خاصی است که ممکن است بر نحوه انجام شغل تأثیر بگذارد. موارد زیر باید توسط تحلیلگر شغل جمع‌آوری شوند:
• مکان شغل: جایی که شغل انجام می‌شود.
• دپارتمان یا بخش: بخشی از سازمان که شغل در آن قرار دارد.
• شرایط کاری: شرایط محیط کاری مانند ساعات کاری، محیط فیزیکی و شرایط کاری خاص.

خطرات ممکن: هرگونه خطرات احتمالی مرتبط با شغل

الزامات شغل

• این بخش شامل مهارت‌ها، توانایی‌ها و ویژگی‌های شخصیتی مورد نیاز برای انجام شغل به صورت مطلوب است. تحلیل‌گر شغل باید اطلاعات زیر را جمع‌آوری کند:
• صلاحیت های آموزشی: مدارک تحصیلی مورد نیاز برای شغل.
• تجربه کاری: سطح تجربه‌ای که برای انجام شغل لازم است.
• مهارت‌های فیزیکی و روانی: توانایی‌های فیزیکی و ویژگی‌های روانی مورد نیاز برای شغل.
• مهارت‌های فنی و ارتباطی: توانایی‌های فنی و مهارت‌های ارتباطی مورد نیاز.
• سایر ویژگی‌های شخصیتی: ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری که برای انجام شغل مورد نیاز است.
• فرآیند جمع‌آوری و تحلیل این اطلاعات به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهترین استفاده را از استعدادهای انسانی ببرند، شغل‌های غیرضروری را حذف کنند و استانداردهای عملکرد واقع‌گرایانه‌ای تعیین کنند.
• محتوای شغل
• محتوای شغل بستگی به نوع شغل در یک بخش یا دپارتمان خاص دارد. به عنوان مثال، محتوای شغلی یک کارگر خط تولید در کارخانه کاملاً متفاوت از یک مدیر بازاریابی یا کارمند منابع انسانی است.
  
  زمینه شغل
• زمینه شغل به وضعیت یا شرایطی اشاره دارد که یک کارمند تحت آن‌ها یک شغل خاص را انجام می‌دهد. جمع‌آوری اطلاعات شامل موارد زیر است:
• شرایط کاری: شرایط محیط کاری مانند ساعات کاری، محیط فیزیکی و شرایط خاص.
• خطرات موجود: هرگونه خطرات احتمالی مرتبط با شغل.
• گزارش‌دهی: به چه کسی باید گزارش دهد و چه کسانی به او گزارش می‌دهند.
• مخاطرات: مخاطراتی که ممکن است با انجام این شغل همراه باشد.
• نیازهای فیزیکی و روانی: توانایی‌های فیزیکی و ویژگی‌های روانی مورد نیاز برای شغل.
• قضاوت: میزان قضاوت و تصمیم‌گیری مورد نیاز در شغل.
• مانند محتوای شغل، داده‌های جمع‌آوری‌شده تحت این دسته نیز بسته به نوع شغل در یک بخش یا دپارتمان خاص متغیر هستند.
  
  الزامات شغل
  این بخش شامل نیازهای پایه اما خاصی است که یک کارمند باید داشته باشد تا برای یک شغل خاص واجد شرایط باشد. داده‌های جمع‌آوری‌شده شامل موارد زیر است:
• دانش: اطلاعات پایه‌ای که برای انجام موفقیت‌آمیز یک شغل مورد نیاز است.
• مهارت‌های خاص: مهارت‌هایی مانند مهارت‌های ارتباطی، مهارت‌های فناوری اطلاعات، مهارت‌های عملیاتی، مهارت‌های حرکتی، مهارت‌های پردازشی و غیره.
• توانایی‌های شخصی: شامل استعداد، منطق، توانایی‌های دستی، مدیریت موقعیت‌های ناگهانی و غیرمنتظره، توانایی حل مسئله، توانایی‌های ریاضی و غیره.
• صلاحیت‌های آموزشی: شامل مدرک تحصیلی، دیپلم، گواهینامه یا مجوز مورد نیاز برای شغل.
• ویژگی‌های شخصی: توانایی تطبیق با محیط‌های مختلف، تحمل، تمایل به کار، اخلاق کاری، اشتیاق به یادگیری و فهم مسائل، رفتار با همکاران، زیردستان و مدیران، حس تعلق به سازمان و غیره.
• برای مشاغل مختلف، این پارامترها متفاوت خواهند بود. آن‌ها به نوع شغل، موقعیت، درجه جبران خسارت و مسئولیت‌ها و مخاطرات مرتبط با شغل بستگی دارند.